ÅRSMØTE

Årsmøtet er OsloMet Tennis sitt høyeste beslutningsorgan, og skal avholdes hvert år innen utgangen av mars måned.  Møte legger grunnlaget for klubbens virksomhet og styrets arbeid. Alle som ønsker å være med på å bestemme klubbens mål og prioriteringer, og hvordan OsloMet Tennis skal driftes, bør delta på årsmøtet.

Styret bør være tidlig ute med å planlegge årsmøtet. Årsmøtet innkalles av Styret OsloMet Tennis med minst en måned i forveien av den fastsatte møtedatoen. Innkallingen skal skje direkte til medlemmene på e-post og kunngjøring på www.oslomettennis.no. Alle medlemmer har forslagsrett til årsmøtet. Det samme har Styret OsloMet Tennis.

Saker som et ordinært medlem ønsker behandlet på årsmøtet, skal sendes til Styret OsloMet Tennis innen to uker før årsmøtet på sekretar@oslomettennis.no. Styret OsloMet Tennis skal sørge for at alle saker et ordinært medlem ønsker å få behandlet fremmes for årsmøtet, dvs. styret har i utgangspunktet ikke anledning til å stanse forslag, men kan i tilknytning til den enkelte saken gi sin vurdering av hvorfor et forslag eventuelt ikke bør vedtas.

Forslagsfristen er ment å gi Styret OsloMet Tennis tilstrekkelig med tid til å gjennomgå alle innkomne forslag og samordne disse blant forslagsstillerne, f.eks. dersom det er flere likelydende forslag eller forslag innenfor samme temaer. Forslagsfristen gjelder ikke for styrets egne forslag. Styret OsloMet Tennis kan fremme forslag frem til saklisten og saksdokumentene skal tilgjengeliggjøres for medlemmene

SAKSLISTE OG SAKSDOKUMENTER

Fullstendig sakliste med alle saksdokumenter, skal være gjort tilgjengelig for medlemmene innen den frist som er angitt i egen lov, som senest kan være én uke før årsmøtet. Styret OsloMet Tennis offentliggjør den endelige saksliste og de tilhørende saksdokumentene på e-post og via nettsiden. Alle dokumenter legges ut på forsiden med intensjonen om å gjøre de lett tilgjengelig for medlemmene. 

MØTEØKT

Årsmøte starter med en godkjennelse av de stemmeberettigede. Årsmøtets sekretariat avklarer hvor mange medlemmer med stemmerett som er til stede ved starten av møte. OsloMet Tennis sine regler om stemmerett sier at alle medlemmer som har vært medlem minst én måned og har oppfylt medlemsforpliktelsene har stemmerett. Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede medlemmer som minst tilsvarer antallet medlemmer i styret. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført, skal det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse. Antall stemmeberettigede skal fremgå av protokollen.

Man godkjenner deretter innkalling og saksliste. Godkjennelsen skal fremgå av protokollen. Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av innkalling, om årsmøtet er lovlig innkalt. Dette innebærer at årsmøtet kan velge f.eks. å godkjenne en innkalling selv om innkallingen ble sendt ut for sent. De samme stegene blir gjort for å ratifisere sakslisten.

Årsmøte skal deretter godkjenne forretningsorden, som sier noe om hvordan årsmøtet skal styres. Deretter fremmer Styret forslag til dirigent, referent og to medlemmer som skal underskrive protokollen. Verken dirigent eller referent behøver å være medlem av OsloMet Tennis. Neste steg er å vedta styrets årsberetning, kontrollkomiteens årsberetning, regnskap og budsjett. 

PROTOKOLLFØRING

Møtereferent utarbeider en protokoll som underskrives av de to medlemmene som årsmøtet har valgt til å underskrive protokollen. En årsmøteprotokoll er ikke et referat fra årsmøtet, og skal ikke inneholde sitater fra personer som taler til årsmøtet. Den underskrevne protokollen skal sendes til styret, som sørger for at den enten blir publisert på www.oslomettennis.no. Styret sørger for å registrere nye tillitsverv i Brønnøysundregistrene, medlemsregisteret, www.oslomettennis.no slik at disse er oppdatert etter eventuelle endringer som følge av årsmøtet.

Powered by: Bloc